Molti erano preparati, ma per tanti non è stato facile iniziare il lavoro da casa e passare improvvisamente alla modalità di smart working.

Organizzare il proprio lavoro da casa in modo da rendere e produrre come se fossimo sul posto di lavoro obbliga la maggior parte delle aziende e dei liberi professionisti a rivedere la propria struttura aziendale, modificandola tanto in termini di gestione delle attività mediante strumenti digitali diversi, quanto in termini di nuovi approcci relazionali tra i colleghi.

Non possiamo improvvisare il lavoro da casa, da remoto, bisogna invece metterlo in pratica attraverso gli strumenti migliori per simularlo esattamente come se fossimo in ufficio. Per raggiungere tali obiettivi vedrete che saranno utilissimi alcuni accorgimenti spiegati in questo articolo, nel quale indicheremo anche gli strumenti digitali per facilitare questo processo, al fine di abituarci a un nuovo modo di lavorare, integrandolo nella quotidianità.

Come ottimizzare il lavoro da casa

Abbiamo individuato 5 aree principali su cui concentrarsi per ottimizzare l’organizzazione del lavoro da casa nell’era dello Smart Working.

  1. Comunicazione efficiente
  2. Condivisione delle informazioni
  3. Gestione dei compiti e progetti
  4. Produttività e report
  5. Organizzazione degli spazi fisici

Comunicazione efficiente

La mancanza di stretta vicinanza offre, a chi organizza il proprio lavoro da casa, più libertà e responsabilità, ma rende anche più difficili i piccoli atti di comunicazione quotidiana. Soprattutto mentre si svolge il lavoro da casa in remoto, è importante trasformare le riunioni del team in un momento per condividere le intuizioni, ciò aiuterà a non perdere tempo.

Una comunicazione efficiente è perciò tutto per un’azienda in smart working, ma può diventare anche l’ostacolo maggiore. Infatti nel caso in cui sia assente lo scambio equilibrato, si cade nel rischio o di una sovrapposizione, o di un distacco totale che ingarbuglierà i flussi di lavoro.

Per questi motivi è fondamentale ricorrere a strumenti utili per un contatto facile ed immediato. Sul mercato internet sono moltissime le applicazioni che offrono attività di messaggistica istantanea utili ed in grado di essere facilmente utilizzati sia da mobile che da desktop.

Altrettanto importanti per una comunicazione efficace sono gli strumenti per chiamate e videochiamate. Con il loro ausilio si andranno così a ricreare meeting room utili sia al team che ai clienti. Incluse ovviamente possibilità di condividere lo schermo, così come inviare file e contenuti.

Condivisione delle informazioni

Condividere quando non si è uno di fianco all’altro è l’unica soluzione per evitare perdite di tempo e sprechi di energia. Bisogna mantenere sempre il team allineato, quindi oltre a una comunicazione efficiente, sarà necessario utilizzare piattaforme in grado di permettere un continuo aggiornamento del flusso di lavoro mediante la sincronizzazione delle informazioni.

Un consiglio è di puntare su piattaforme con tecnologie in-cloud che consentano di caricare velocemente i file con operazioni di drag-and-drop. Da non sottovalutare l’aspetto della velocità, della facilità d’uso in ottica user-friendly ed dell’efficienza. Una delle soluzioni più pratiche, comode e facili da usare è sicuramente il cloud di Google, ovvero Google Drive. Ma ne esistono tantissime altre, su tutte consigliamo anche DropBox.

Gestione dei compiti e progetti

Quindi abbiamo visto che la divisione dei compiti permette una più facile gestione del lavoro da casa. Però a tutto ciò va aggiunta la gestione dei progetti e dei lavori, ovvero la possibilità di monitorare, organizzare ed eseguire tali progetti, perché questo aiuterà a non perdere la bussola e a rispettare le scadenze. Utili saranno anche le opzioni di tracciamento degli stati di avanzamento dei lavori attraverso schede assegnate a dipartimenti o team. Questi strumenti possono essere condivisi anche con i clienti stessi, generando spazi condivisi in cui scambiarsi annotazioni e richieste con maggior facilità.

Recentemente, dopo aver provato Teamwork e Workast, noi abbiamo scoperto Trello. Trello è un software per il task-management che permette di gestire una to-do-list e tenere traccia di tutte le cose da fare, giorno per giorno.

Trello, software per il task-management

Trello, software per il task-management

Produttività e report

Anche in questo caso abbiamo la tecnologia che ci aiuta: monitorando i progressi, tenendo traccia degli avanzamenti sarà possibile avere una visione più generale che indicherà possibili accorgimenti e aree di miglioramento su cui intervenire.

Utilizzando indicatori adatti ad ogni realtà lavorativa si potranno comprendere gli errori ma anche cosa ha funzionato, dando così la possibilità di fare tesoro di determinate scelte o strategie e replicarle in futuro per un maggior profitto.

Organizzazione degli spazi fisici

Ricreare l’area d’ufficio in casa propria non è un’impresa facilissima. Per capire come organizzare fisicamente il lavoro da casa occorre innanzitutto trovare uno spazio quanto più calmo e isolato possibile, tenendo presente accorgimenti come la facilità di poter parlare con clienti e colleghi al telefono, senza interruzioni o troppi rumori di sottofondo, così come la necessità di stabilità della connessione a internet.

L’organizzazione dello spazio impone un piano di lavoro ben strutturato, disponendo tutti i materiali e gli strumenti di cui si ha bisogno a seconda dell’uso. Più vicini i device di cui si farà un utilizzo costante, pensiamo ad esempio alle cuffie auricolari per chiamate e videoconferenze, andando via via ad allontanare od eliminare elementi di distrazione. Più funzionale è lo spazio dedicato al lavoro da casa, maggiore sarà la nostra produttività.

Il lavoro da casa e l’importanza del tempo

Google Calendar come strumento per un efficace lavoro da casa

Google Calendar come strumento per un efficace lavoro da casa

A tutto quanto fin qui elencato è importante aggiungere un altro elemento, il tempo.
È importante infatti impostare scadenze e tempistiche, di modo da gestire al meglio il tempo di ciascuno e poter maturare una professionalità che emergerà anche agli occhi dei clienti. Organizzare l’asset lavorativo è la parte più complicata per un team, sia andando tutti i giorni in ufficio sia nel lavoro da casa. Per alcuni dipartimenti e per certe aziende è importante tenere a mente scadenze comuni, appuntamenti o meeting.

A tal proposito consigliamo un altro tool fornito gratuitamente da Google. Google Calendar è lo strumento in grado di sostituirsi al planner, all’agenda, al vecchio calendario da tavolo. Con esso è possibile inserire appunti, riunioni, segnare le ferie o le assenze di un membro del team, in un calendario condiviso che tutti nel team potranno tenere sott’occhio dal browser o su device, direttamente usando l’applicazione del calendario che rimane sempre sincronizzata.

Lo Smart working e la sicurezza on-line

Attenzione però, se da un lato lo smart working consente di poter dare continuità lavorativa a tanti dipendenti costretti a casa, dall’altro l’utilizzo del proprio PC potrebbe offrire ai criminali informatici nuove possibilità per attacchi mirati, per esempio con e-mail di phishing o truffe simili.

Inoltre non tutti i lavoratori sono preparati al lavoro da casa ed allo smart working, c’è chi è più autonomo e per natura tende a trovare il suo spazio anche nei grandi open space, chi invece ha bisogno del continuo confronto. Perciò bisogna assicurarsi che tutti abbiano gli strumenti utili e la formazione corretta per svolgere il proprio lavoro da casa in sicurezza, limitando per quanto è possibile ogni barriera ed ostacolo, oltre che pericoli informatici generici.

Vedendola da un punto di vista positivo questo momento storico è quello giusto per costruire una cultura aziendale forte e stabile fornendo gli strumenti ed i consigli per lavorare in sicurezza e per mantenere vivo lo spirito di squadra stimolando l’interazione tra colleghi, e semplificando lo scambio e la collaborazione.

Conclusioni

Quindi, abbiamo visto che gli strumenti che oggi un’azienda ha a disposizione organizzare il lavoro da casa in modo smart sono infiniti, alcuni gratis altri a pagamento. I software, l’automazione, le chat, i bot ci facilitano la vita ma la comunicazione interpersonale resta comunque un aspetto importante, soprattutto se si lavora da remoto.

Solo perché i tuoi colleghi non li vedi tutti i giorni non vuol dire che valgano di meno.
Ricordiamo sempre che un collega non manda notifiche, ma ti salva, ti spalleggia, ti protegge.

Icon 114 - Studio Fabran

Iscriviti alla NewsLetter

Vuoi ricevere i miei ultimi articoli comodamente nella tua email?
È gratis!
Ben 2057 persone lo stanno già facendo!

Iscriviti adesso!
close

Iscriviti alla Newsletter

Iscriviti alla nostra newsletter e unisciti agli altri 775 iscritti.
Manteniamo i tuoi dati riservati e condividiamo i tuoi dati solo con terze parti che rendono possibile questo servizio. Leggi la nostra politica sulla privacy.