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L’email è un ottimo strumento per comunicare con i vostri contatti, siano essi amici o clienti, ed è importante per raggiungere il vostro target di riferimento e far crescere la vostra clientela. Tuttavia, con l’inasprirsi delle leggi sulla privacy e sulla protezione online, far arrivare le vostre email nelle caselle SPAM piuttosto che nella casella di posta dei destinatari è diventato sempre più facile.

Insomma, che le email finiscono nelle cartelle di SPAM degli utenti è un dato assodato. Infatti a livello globale, il 17% delle e-mail inviate non arriva mai alla cartella della posta in arrivo principale a causa di filtri antispam e promozioni.

Danni causati dallo SPAM al nostro business

Il problema principale per le piccole aziende e gli uffici professionali è che spesso a finire nella morsa dello SPAM non sono solo i messaggi anonimi e indesiderati con fini commerciali o, molto spesso, anche di truffa (i cosiddetti messaggi “phishing” – messaggi con lo scopo di rubare dati e informazioni personali), esiste infatti l’altra faccia della medaglia: il rischio che le email che noi stessi inviamo vengano etichettate come SPAM e quindi non ricevute correttamente dai destinatari del messaggio.
Questo è sicuramente un problema che potrebbe creare anche dei notevoli danni economici al nostro business. Pensiamo infatti di inviare un contratto ad un cliente via posta elettronica, e questo non lo riceve perché il messaggio viene filtrato nella cartella “Posta indesiderata”. Oltre alla potenziale perdita del cliente, rischiamo anche di fare una brutta figura in termini di reputazione e di sicurezza agli occhi del cliente.

Siamo sicuri che parecchi di voi hanno problemi di questo tipo; quindi, ti starai chiedendo, come impedire che le e-mail vengano inviate allo SPAM?

Per risolvere questo problema e venirvi in aiuto, in questo articolo analizzeremo che cosa è lo SPAM e i motivi per cui le email finiscono nello SPAM; vedremo poi come, seguendo alcune semplici best practice, potrete evitare lo SPAM e fare in modo che le vostre email raggiungano i loro destinatari.

Che cos’è lo SPAM

Prima di dare delle soluzioni bisogna conoscere il problema.
Quanti di voi conoscono l’origine del termine SPAM?

Spam, la carne in scatola

Spam, la carne in scatola

Il termine trae origine da uno sketch comico del Monty Python’s Flying Circus trasmesso il 15 dicembre 1970: in un locale surrealmente pieno di vichinghi chini sui piatti, una cameriera recita a due avventori calati dall’alto un menù di pietanze, intercalandovi in maniera assurdamente ripetitiva il termine “Spam”, marchio di carne in scatola prodotto dalla statunitense Hormel Foods Corp., a sua volta contrazione di spiced ham, cioè “prosciutto speziato”. Man mano che lo sketch avanza, l’insistenza della cameriera nel proporre piatti con Spam («uova e Spam, salsicce e Spam, Spam, uova e Spam, Spam Spam, pancetta e Spam» e così via) si contrappone alla riluttanza del cliente per questo alimento, il tutto in un crescendo di un coro inneggiante allo Spam da parte dei vichinghi seduti nel locale.

Per effetto del successo di tale satira il termine spam ha indicato qualcosa di inevitabilmente onnipresente.

Fonte Wikipedia

Successivamente il termine è stato adottato, in campo informatico, nell’accezione che noi tutti oggi conosciamo: indicare ogni tipo di messaggio indesiderato, dalle classiche email pubblicitarie ai commenti inappropriati postati in chat, forum, blog e social network.

Come funziona il filtro antispam?

Passiamo adesso agli aspetti tecnici legati all’invio e alla ricezione della posta elettronica. Senza entrare in tecnicismi informatici diciamo che le aziende che offrono servizi di posta elettronica affidano a dei computer/server dedicati (chiamati abitualmente Mail Transfer Agent) la gestione della posta, essi utilizzato software che combinano intelligenza artificiale e apprendimento automatico nei loro software antispam per controllare la posta elettronica che gestiscono.
Vediamo come funziona questo filtro antispam:

  1. Reputazione del tuo dominio di invio e-mail: la prima cosa che il filtro antispam controlla è se il tuo dominio e/o indirizzo IP sono presenti in una blacklist. Devi dimostrare di essere un mittente autentico. Se il tuo dominio supera il primo passaggio, il passaggio successivo che controlla è il contenuto.
  2. Contenuto della tua e-mail: il filtro antispam controlla il contenuto della tua e-mail per eventuali collegamenti dannosi e presenza di spam/parole promozionali.
  3. Azione dell’utente: una volta che la tua email ha superato tutti i criteri di cui sopra, il filtro antispam verifica il coinvolgimento dell’utente. Per prima cosa vedono se i tuoi destinatari stanno eliminando l’e-mail prima ancora di aprirla, perché pensano che la riga dell’oggetto sia fuorviante o non pertinente. In secondo luogo, se la tua email viene contrassegnata frequentemente come spam dai tuoi utenti.

Questi sono alcuni dei modi in cui funzionano i filtri antispam.
Ora diamo un’occhiata al perché le email vengono filtrate ed inviate nello SPAM, poi forniremo alcuni suggerimenti per evitare le azioni di questi filtri antispam.

L’importanza della password delle caselle email

Approfondiamo un attimo il primo punto dell’elenco, legato alla Reputazione del tuo dominio di invio e-mail.
Potete confessarlo: quanti di voi lasciano la password di default delle proprie caselle email oppure utilizzano facili sequenze (il classico 123456) da memorizzare? Ecco, ora spieghiamo perché questa cosa NON è assolutamente da fare!

La facilità con cui semplici password possono essere violate è disarmante. Pertanto è importante seguire alcune regole per evitare che il vostro account di posta venga violato per inviare messaggi di SPAM che possono causare l’inserimento in blacklist del vostro dominio o, peggio ancora, dell’intero server dove questo è ospitato:

  • Se avete più account di posta il primo suggerimento è quello di utilizzare password lunghe e uniche per ogni account. In questo modo se un account viene violato sarà sufficiente cambiare una sola password.
  • Come già indicato, cercate di non utilizzare password che contengano nome o cognome (o dati personali in genere) oppure semplici parole di vocabolario come sole123 oppure mare456.
  • Tenete le password dei vostri account email al sicuro e non condividetele con altri utenti.
  • Anche se non si verificano casi di violazione o furto delle password, è buona regola cambiare la password regolarmente.
  • Se possibile, scegliere l’autenticazione a “due fattori” ovvero piattaforme che consentono di effettuare due passaggi per la verifica dell’autenticazione. Oltre alla password viene infatti richiesto un secondo fattore, di solito un codice creato in maniera casuale e inviato sul proprio dispositivo mobile.

Seguendo queste semplici regole è possibile evitare che il vostro account di posta elettronica venga violato attraverso il furto della password per l’utilizzo improprio di invio di mail che possono essere contrassegnate come SPAM e causare l’inserimento in blacklist.

Perché le mie Email vanno nello Spam?

Abbiamo analizzato velocemente il funzionamento dei filtri antispam, torniamo quindi alla domanda iniziale: “Perché le mie email in uscita vengono etichettate come SPAM?”. Vediamo insieme quali sono le cause che possono determinare questo problema.

Analizziamo alcuni degli scenari più comuni, ed scopriamo cosa potete fare per assicurarvi che i vostri messaggi finiscano nelle caselle di posta degli utenti.

  • I vostri destinatari hanno contrassegnato le vostre email come SPAM
    La prima e più ovvia ragione per cui le vostre email finiscono nello spam è perché ce le hanno messe i vostri destinatari.
    Anche se il vostro contenuto è forte e il destinatario vi ha dato espressamente il permesso di contattarlo, può comunque decidere di contrassegnare la vostra email come spam per ripulire una inbox ingombra.
    Potrebbero anche aver dimenticato il motivo per cui si sono iscritti alla vostra lista o semplicemente aver commesso un errore.
    Purtroppo, se un numero sufficiente di messaggi viene segnalato dagli utenti, i filtri antispam cominciano a segnalare il vostro indirizzo e ad inviare automaticamente la vostra email nello spam.
  • Non stai seguendo le best practice HTML
    Quando si include codice HTML nei messaggi, è importante seguire alcune semplici regole per essere sicuri che non finiscano nelle cartelle di SPAM:
    1) Mantenete la larghezza massima della vostra email tra 600 e 800 pixel. Questo assicura che sia abbastanza grande da poter essere letta facilmente, pur comportandosi bene anche nei riquadri di anteprima dei client di posta elettronica.
    2) Supponete che le immagini vengano bloccate dai client di posta elettronica e che gli utenti possano non vedere le informazioni critiche se contenute all’interno di elementi media.
    3) Mantenete il vostro codice il più pulito e leggero possibile, in particolare i CSS. Inoltre, evitate completamente JavaScript e Flash. Questi possono essere visti come vettori di attacco da parte dei filtri antispam e molti client di posta elettronica non li supportano comunque.
    4) Assicuratevi che i vostri messaggi siano mobile-friendly. Ciò significa pulsanti per il pollice, immagini piccole che non sovraccarichino le reti mobili e font sicuri per la posta elettronica leggibili su piccoli schermi.
    5) Per quel che riguarda i font, dovreste anche assicurarvi che quelli che scegliete siano multi piattaforma e chiaramente leggibili. Arial, Verdana e Georgia sono tutte soluzioni valide. Infine, è una buona idea sfruttare al massimo il testo del contenuto della vostra email e ridurre al minimo la quantità di HTML. Il vostro marchio aziendale e forse un po’ di colore possono fare miracoli per il coinvolgimento, ma senza esagerare.
  • Gli oggetti delle email sono ingannevoli o contengono attivatori di SPAM
    Le righe dell’oggetto danno normalmente agli utenti la prima impressione del messaggio, quindi devono attirare l’attenzione e invogliare il lettore ad aprire l’email. Ma devono anche essere oneste.
  • Non avete il permesso dei vostri destinatari
    Questo è semplice: le leggi sulla privacy online come il GDPR richiedono un’autorizzazione esplicita da parte dei destinatari per l’invio di email. Ciò significa che non è possibile acquistare semplicemente delle liste di email per avere un accesso rapido a un gruppo di contatti (non è una buona idea anche per altri motivi, tra cui un cattivo targeting).
  • Il vostro contenuto attiva i filtri antispam
    Come abbiamo visto nel paragrafo dedicato in questo articolo
  • Non inserite un link di cancellazione
    Anche se dare ai clienti la possibilità di cancellarsi dalla nostra newsletter può sembrare una cosa negativa in realtà può avere l’effetto opposto. Dare alle persone un modo semplice per uscire dalla vostra lista di iscritti dimostra che il vostro brand è affidabile, invece non fornire un’opzione di cancellazione è un modo sicuro per irritare le persone.
  • Le vostre informazioni “Da” sono sbagliate o fuorvianti
    Uno dei principali motivi per cui le vostre email possono finire nello SPAM è l’errata informazione inserita nel campo ”Da” della email. La riga ”Da” è quella che indica ai vostri destinatari chi ha inviato l’email, deve essere chiara e non fuorviante. Bisogna assicurarsi che nel campo ‘Da’ delle email che stiamo per inviare ci sia l’indirizzo di amministrazione del vostro sito oppure un indirizzo email che includa come estensione il vostro dominio. Assicuratevi anche che gli indirizzi utilizzati in ‘Da’ e ‘A’ siano diversi.
  • Non avete impostato l’autenticazione dell’email
    Un’altra ragione frequente per cui le informazioni ‘Da’ delle vostre email possono essere sbagliate è che l’autenticazione delle email non è impostata correttamente quando si utilizzano strumenti di email marketing come servizi esterni. L’autenticazione autorizza il servizio ad inviare email per vostro conto, in modo che appaiano con il vostro nome a dominio allegato anche se sono state inviate da terzi. Se la vostra autenticazione non è impostata correttamente, le vostre email possono finire direttamente nelle cartelle di SPAM dei vostri destinatari.
  • Attenzione alla presenza di allegati
    Gli allegati sono un’enorme bandiera rossa per la maggior parte dei filtri antispam. Questo perché i file possono essere semplici vettori di malware e virus. La regola generale è semplicemente quella di non inviare alcun allegato, soprattutto nelle newsletter. Se dovete allegare un documento o un file a un’email, una scommessa più sicura è quella di caricarlo prima su un servizio di cloud storage come Google Drive o Dropbox. Potrete quindi includere il link al file nella vostra email. In questo modo, il vostro messaggio non dovrebbe attivare alcun filtro antispam.

Come evitare che le tue email vengano considerate SPAM

Per evitare che le email vengano considerate SPAM e quindi cestinate devi agire su fronti differenti.
Partiamo dal messaggio di posta che stiamo per inviare (sia esso un singolo messaggio che una neswletter). In primo luogo assicurati di aver usato le parole giuste nel tuo messaggio: nella maggior parte dei casi l’email viene bloccata a causa di un uso particolare delle parole, perché i clienti leggono il testo inviato e prendono una decisione in base a ciò che contiene il documento.

Per evitare che l’email sia considerata SPAM controlla ciò che hai deciso di inviare:

  • Inserisci sempre un oggetto chiaro
  • Inserire nel campo “Da” un indirizzo email valido e non fuorviante
  • Assicurati che il campo “A” e il campo “Da” siano differenti
  • Non scrivere in maiuscolo
  • Non abbondare con emoji e punteggiatura
  • Meglio non mandare email senza testo e con un’unica immagine
  • Attenzione ai link che usi nell’email
  • Evita parole considerate SPAM.

Questo ultimo punto è uno dei più importanti, infatti spesso che chi scrive abbonda di parole che attivano i filtri antispam. Parliamo di argomenti delicati e sensibili come prodotti farmaceutici, casinò online, guadagno online facile e altre tematiche del genere.

Tra le parole chiave che attivano lo spam ricordiamo:

  • “Gratis”
  • “Prezzo più basso”
  • “Entrate supplementari”
  • “Soldi facili”
  • “Nessun costo”
  • Punti esclamativi multipli o segni del dollaro nella stessa riga
  • Parole con spazi inutili o punteggiatura
  • Parole che sono TUTTE IN MAIUSCOLO

Anche se non hai alcun interesse a questi argomenti potresti usare delle keyword in grado di insospettire i filtri antispam. Lo stesso discorso vale per i messaggi che non hanno testo: per evitare che l’email inviata sia considerata SPAM scrivere sempre contenuto di qualità.

Come non finire nello SPAM: usa un server SMTP

Cosa è un server SMTP

Cosa è un server SMTP

Cosa è un server SMTP? Proviamo a spiegare con termini semplici e con estrema chiarezza cosa è un server SMTP o server di posta in invio e come funziona. SMTP sta per Simple Mail Transfer Protocol e per server SMTP si indica solitamente l’indirizzo del server per la posta in uscita, cioè quello che fisicamente si incarica di prendere la tua email e spedirla al destinatario indicato.

Praticamente dal tuo client di posta elettronica tu spedisci l’email al tuo server SMTP e questo la prende in consegna e la indirizza fino al destinatario. Puoi vedere il server SMTP come il corriere al quale dai il tuo pacco affinché lo consegni al destinatario.

Spieghiamo meglio: tutti i server SMTP dei principali provider come Alice, Tiscali, Telecom, etc., sono tutti a bassissima affidabilità dato che sono gratuiti e usati da milioni di persone, molte delle quali li usano per fare SPAM. Se quindi hai una casella tipo [email protected] o [email protected], è meglio che, con il tempo, ti crei una casella su servizi più affidabili tipo Gmail, in modo da evitare questi problemi.

Se invece hai un tuo dominio, in genere usi i server SMTP del tuo hosting provider che, anche in questo caso, pur essendo sicuramente più affidabili dei vari Telecom e Tiscali, non è detto che siano perfettamente a posto dato che questi vengono condivisi tra tutti i domini che il provider ospita.

Quindi la scelta migliore è acquistare un servizio server SMTP affidabile e sicuro, questo è fondamentale per fare in modo che le tue email arrivino correttamente al destinatario. Noi consigliamo servizi specifici e professionali come quello di ShellRent o Serverplan.

Conclusioni

Come abbiamo visto ci sono molte ragioni per cui le vostre email possono andare a finire nelle cartelle di SPAM, dalle righe dell’oggetto scadenti alle parole chiave che attivano i filtri antispam. Qualunque sia la ragione, è importante risolvere il problema per massimizzare il vostro ritorno sull’investimento e mantenere la fiducia del vostro pubblico.

Affrontando questi problemi in modo rapido e implementando alcune best practice che abbiamo visto ed analizzato, potete tenere i vostri messaggi fuori dallo spam. Inoltre, queste stesse prassi possono servire ad aumentare l’impatto dei vostri messaggi e, magari, convertire un maggior numero di iscritti in clienti.


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